Permendagri Nomor 83 Tahun 2022: Pedoman Baru Kode Klasifikasi Arsip untuk Mewujudkan Tata Kelola Arsip yang Tertib

Pendahuluan

Pengelolaan arsip merupakan bagian penting dalam penyelenggaraan pemerintahan yang transparan, akuntabel, dan efisien. Arsip tidak hanya berfungsi sebagai bukti kegiatan pemerintahan, tetapi juga menjadi sumber informasi yang mendukung pengambilan keputusan dan pelayanan publik. Untuk memperkuat sistem kearsipan nasional, pemerintah menerbitkan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 83 Tahun 2022 tentang Kode Klasifikasi Arsip di Lingkungan Kementerian Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah.

Regulasi ini menjadi pedoman resmi bagi seluruh unit kerja di lingkungan Kementerian Dalam Negeri maupun pemerintah daerah dalam mengelola arsip secara terstruktur, seragam, dan terintegrasi.

---

Latar Belakang Terbitnya Permendagri Nomor 83 Tahun 2022

Permendagri ini diterbitkan sebagai tindak lanjut dari ketentuan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dan Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Kearsipan. Selain itu, aturan ini juga disusun untuk menyesuaikan perkembangan kebijakan kearsipan nasional yang ditetapkan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) guna mendukung implementasi sistem informasi kearsipan dinamis terintegrasi.

Dengan adanya kode klasifikasi arsip yang seragam, proses pengelolaan dokumen pemerintahan dapat dilakukan secara lebih sistematis dan efektif.

---

Pengertian Klasifikasi Arsip dan Kode Klasifikasi Arsip

Dalam regulasi ini dijelaskan bahwa klasifikasi arsip merupakan pola pengaturan arsip secara berjenjang berdasarkan fungsi dan tugas instansi. Sementara itu, kode klasifikasi arsip adalah simbol atau tanda pengenal yang digunakan untuk membantu penyusunan identitas arsip sehingga memudahkan pengelolaan dan penemuan kembali dokumen.

Kode klasifikasi arsip menjadi dasar dalam berbagai kegiatan kearsipan, antara lain:

• Penomoran surat;
• Pemberkasan dokumen;
• Penataan arsip;
• Penyusutan arsip;
• Penemuan kembali arsip secara cepat dan tepat.

---

Tujuan Penerapan Kode Klasifikasi Arsip

Permendagri Nomor 83 Tahun 2022 memiliki beberapa tujuan utama, yaitu:

1. Menciptakan Keseragaman Pengelolaan Arsip

Seluruh unit kerja di lingkungan Kemendagri dan pemerintah daerah menggunakan sistem klasifikasi yang sama sehingga tidak terjadi perbedaan interpretasi dalam penyimpanan arsip.

2. Mendukung Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE)

Kode klasifikasi arsip menjadi fondasi penting dalam integrasi data dan informasi antarinstansi pemerintahan.

3. Mewujudkan Tertib Arsip

Setiap arsip dapat dikelola sesuai tugas dan fungsi organisasi sehingga proses administrasi menjadi lebih efektif.

4. Mempermudah Penemuan Kembali Arsip

Dokumen yang tersimpan dapat ditemukan dengan cepat ketika dibutuhkan untuk pelayanan publik maupun kebutuhan administrasi lainnya.

---

Struktur Kode Klasifikasi Arsip

Permendagri ini mengatur bahwa klasifikasi arsip disusun berdasarkan dua kelompok fungsi utama, yaitu:

Fungsi Fasilitatif

Fungsi fasilitatif mencakup kegiatan administratif atau kegiatan penunjang yang mendukung pelaksanaan tugas organisasi. Contohnya meliputi:

• Ketatausahaan;
• Kerumahtanggaan;
• Perlengkapan;
• Pengadaan barang dan jasa;
• Perpustakaan;
• Kearsipan;
• Persandian;
• Perencanaan pembangunan;
• Organisasi dan tata laksana.

Fungsi Substantif

Fungsi substantif merupakan kegiatan utama yang menjadi tugas pokok masing-masing unit organisasi dan membedakan satu instansi dengan instansi lainnya.

---

Kelompok Besar Kode Klasifikasi Arsip

Permendagri Nomor 83 Tahun 2022 membagi klasifikasi arsip ke dalam beberapa kelompok besar, antara lain:

Kode	Bidang
000	Umum
100	Pemerintahan
200	Politik
300	Keamanan dan Ketertiban
400	Kesejahteraan Rakyat
500	Perekonomian
600	Pekerjaan Umum dan Ketenagakerjaan
700	Pengawasan
800	Kepegawaian
900	Keuangan

Pembagian tersebut memberikan struktur yang jelas sehingga setiap dokumen dapat ditempatkan pada kategori yang sesuai.

---

Contoh Implementasi Kode Klasifikasi Arsip

Pada kelompok 000 Umum, tersedia klasifikasi yang sangat rinci, misalnya:

• 000.2 Ketatausahaan dan Kerumahtanggaan;
• 000.3 Perlengkapan;
• 000.4 Pengadaan Barang dan Jasa;
• 000.5 Perpustakaan;
• 000.6 Kearsipan;
• 000.7 Persandian;
• 000.8 Perencanaan Pembangunan;
• 000.9 Organisasi dan Tata Laksana.

Sementara pada kelompok 100 Pemerintahan, arsip dikelompokkan ke dalam urusan seperti:

• Pemerintah Pusat;
• Otonomi Daerah;
• Pemerintahan Desa;
• Hukum.

Struktur yang rinci ini memungkinkan setiap arsip memiliki identitas yang jelas dan mudah ditelusuri.

---

Manfaat bagi Pemerintah Daerah

Implementasi Permendagri Nomor 83 Tahun 2022 memberikan sejumlah manfaat strategis bagi pemerintah daerah, di antaranya:

Meningkatkan Efisiensi Administrasi

Pengelolaan arsip menjadi lebih cepat karena setiap dokumen telah memiliki kode yang terstandar.

Mendukung Transformasi Digital

Klasifikasi arsip yang seragam sangat mendukung penerapan aplikasi pengelolaan arsip elektronik dan SPBE.

Memperkuat Akuntabilitas

Dokumen pemerintahan dapat ditelusuri dengan mudah sehingga mendukung transparansi dan pertanggungjawaban publik.

Menjaga Memori Kolektif Organisasi

Arsip yang tersusun baik akan menjadi sumber informasi historis dan bahan evaluasi kebijakan di masa mendatang.

---

Pencabutan Ketentuan Lama

Dengan berlakunya Permendagri Nomor 83 Tahun 2022, ketentuan mengenai kode klasifikasi arsip yang sebelumnya diatur dalam Pasal 8 dan Lampiran Huruf C Permendagri Nomor 78 Tahun 2012 dicabut dan dinyatakan tidak berlaku.

Hal ini menunjukkan komitmen pemerintah untuk memperbarui sistem kearsipan agar sesuai dengan perkembangan teknologi dan kebutuhan tata kelola pemerintahan modern.

Unduh Permendari No. 83 Tahun 2022