Script Generator Folder dan QR Code Murid Otomatis di Google Drive

Solusi Praktis Pengelolaan Arsip Digital Sekolah

Perkembangan teknologi membuat pengelolaan dokumen sekolah kini semakin mudah dilakukan secara digital. Salah satu solusi yang dapat digunakan adalah memanfaatkan Google Spreadsheet dan Google Drive untuk membuat folder murid otomatis lengkap dengan QR Code. Dengan sistem ini, sekolah dapat menyimpan dokumen siswa secara lebih rapi, aman, dan mudah diakses kapan saja.

Fungsi Utama Script Generator Folder

Script ini dirancang untuk membantu sekolah membuat folder murid otomatis di Google Drive hanya berdasarkan daftar nama yang ada pada Spreadsheet. Selain membuat folder, sistem juga akan menghasilkan QR Code yang terhubung langsung ke folder masing-masing murid. QR Code tersebut nantinya dapat digunakan untuk mempermudah akses dokumen tanpa harus mencari folder secara manual.

Cara Kerja Script Secara Otomatis

Cara kerja script ini cukup sederhana namun sangat membantu pekerjaan administrasi sekolah. Operator hanya perlu menuliskan nama murid pada Spreadsheet, kemudian menjalankan menu yang tersedia. Setelah itu sistem akan membuat folder murid, menghasilkan QR Code, dan menyimpan file QR Code PNG ke dalam folder masing-masing siswa secara otomatis.

Menu Generator Folder di Spreadsheet

Setelah script dipasang pada Google Spreadsheet, akan muncul menu tambahan bernama “Generator Folder”. Menu tersebut memiliki dua pilihan utama, yaitu membuat folder dan QR Code serta mengekspor folder ke Google Drive. Dengan adanya menu ini, pengguna tidak perlu menjalankan script secara manual dari editor Apps Script sehingga penggunaan menjadi lebih mudah dan praktis.

QR Code Langsung Terhubung ke Folder Murid

Salah satu keunggulan utama dari script ini adalah QR Code yang dibuat langsung mengarah ke folder Google Drive milik murid. Saat QR Code discan menggunakan smartphone, pengguna akan langsung diarahkan ke folder siswa tersebut. Sistem ini sangat membantu dalam mempercepat pencarian dokumen dan pengelolaan arsip digital sekolah.

Penyimpanan File Menjadi Lebih Rapi

Setiap murid akan memiliki folder tersendiri di Google Drive sehingga penyimpanan file menjadi lebih terstruktur. Di dalam folder tersebut juga sudah tersedia file QR Code PNG milik murid yang bersangkutan. Struktur folder yang rapi akan memudahkan operator sekolah dalam mengelola dokumen seperti ijazah, rapor, administrasi kelas, maupun arsip lainnya.

Membantu Digitalisasi Administrasi Sekolah

Penggunaan script ini sangat cocok untuk mendukung program digitalisasi sekolah. Proses pembuatan folder yang biasanya memakan waktu lama kini dapat dilakukan hanya dalam beberapa klik saja. Selain menghemat waktu, sistem otomatis ini juga membantu mengurangi kesalahan penamaan folder atau kesalahan penyimpanan dokumen.

Script Generator Folder dan QR Code

Berikut script yang digunakan untuk membuat folder murid dan QR Code otomatis di Google Drive.

const PARENT_FOLDER_ID = "ID_FOLDER_DRIVE_ANDA";

/* =====================================================

   MENU SAAT SPREADSHEET DIBUKA

===================================================== */

function onOpen() {

  SpreadsheetApp.getUi()

    .createMenu("Generator Folder")

    .addItem(

      "1. Buat Folder dan QR Code",

      "buatFolderDanQRCode"

    )

    .addSeparator()

    .addItem(

      "2. Ekspor Folder ke Drive",

      "eksporFolderKeDrive"

    )

    .addToUi();

}

/* =====================================================

   1. BUAT FOLDER DAN QR CODE

===================================================== */

function buatFolderDanQRCode() {

  const sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getActiveSheet();

  const parentFolder =

    DriveApp.getFolderById(PARENT_FOLDER_ID);

  const data =

    sheet.getRange(

      2,

      1,

      sheet.getLastRow() - 1,

      1

    ).getValues();

  // Header

  sheet.getRange("B1").setValue("LINK FOLDER");

  sheet.getRange("C1").setValue("LINK QR");

  data.forEach(function(row, index) {

    const namaMurid = row[0];

    if (namaMurid && namaMurid !== "") {

      try {

        let folderMurid;

        const cekFolder =

          parentFolder.getFoldersByName(namaMurid);

        if (cekFolder.hasNext()) {

          folderMurid = cekFolder.next();

        } else {

          folderMurid =

            parentFolder.createFolder(namaMurid);

        }

        const linkFolder = folderMurid.getUrl();

        sheet.getRange(index + 2, 2)

          .setValue(linkFolder);

        const isiQR =

          encodeURIComponent(linkFolder);

        const urlQR =

          "https://api.qrserver.com/v1/create-qr-code/?size=400x400&data=" +

          isiQR;

        const response =

          UrlFetchApp.fetch(urlQR);

        const blob =

          response.getBlob()

          .setName("QR CODE " + namaMurid + ".png");

        const fileQR =

          folderMurid.createFile(blob);

        sheet.getRange(index + 2, 3)

          .setValue(fileQR.getUrl());

      } catch (e) {

        sheet.getRange(index + 2, 3)

          .setValue("ERROR : " + e.message);

      }

    }

  });

  SpreadsheetApp.getUi().alert(

    "Folder dan QR Code berhasil dibuat!"

  );

}

 

Cara Memasang Script di Google Spreadsheet

Langkah pertama yang harus dilakukan adalah membuka Google Spreadsheet. Setelah itu pilih menu Extensions lalu klik Apps Script. Selanjutnya hapus seluruh kode bawaan yang ada pada editor Apps Script dan ganti menggunakan script Generator Folder dan QR Code.

Cara Mengambil ID Folder Google Drive

Sebelum script dijalankan, pengguna harus menyiapkan folder utama di Google Drive. Setelah folder dibuat, buka folder tersebut lalu salin ID folder yang terdapat pada URL Google Drive.

Contoh URL folder:

https://drive.google.com/drive/folders/1W8q_65z6Au7ImlviHg6g7d7baxtaksxd

 Bagian berikut merupakan ID folder:

1W8q_65z6Au7ImlviHg6g7d7baxtaksxd

Kemudian ganti bagian berikut pada script:

const PARENT_FOLDER_ID = "ID_FOLDER_DRIVE_ANDA";

menjadi:

const PARENT_FOLDER_ID = "1W8q_65z6Au7ImlviHg6g7d7baxtaksxd";

Cara Menjalankan Script

Setelah script selesai dipasang, simpan project Apps Script kemudian refresh Spreadsheet. Setelah Spreadsheet dibuka kembali, akan muncul menu baru bernama “Generator Folder”.

Untuk menjalankan script:

1. Klik menu Generator Folder
2. Pilih “Buat Folder dan QR Code”
3. Berikan izin akses Google Drive saat pertama kali dijalankan
4. Tunggu proses hingga selesai

Format Data pada Spreadsheet

Data nama murid cukup ditulis pada kolom A seperti contoh berikut:

Nama Murid
Made Agus
Komang Sari
Ketut Adi

Setelah script dijalankan, Spreadsheet akan otomatis menambahkan:

• Link folder murid
• Link QR Code

Hasil Folder di Google Drive

Setelah proses selesai, struktur folder pada Google Drive akan terlihat seperti berikut: 

Folder Utama

 ├── Made Agus

 │    └── QR CODE Made Agus.png

 │

 ├── Komang Sari

 │    └── QR CODE Komang Sari.png

 │

 └── Ketut Adi

      └── QR CODE Ketut Adi.png

Saat QR Code discan menggunakan smartphone, pengguna akan langsung diarahkan ke folder murid masing-masing di Google Drive.